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Personalmente, creo que lo primero es tener claro qué es un plan, qué objetivos tiene, para qué sirve y cómo se hace:

Fases del plan de comunicación

1. Determinar qué queremos conseguir, cuáles son nuestros objetivos
2. Decidir a quién vamos a dirigir nuestra comunicación
3. Pensar cuál es la idea que queremos transmitir
4. Fijar el presupuesto con el que contamos (cuánto)
5. Seleccionar los medios apropiados y su frecuencia de utilización
6. Ejecutar el plan de medios y medir su impacto

En el siguiente enlace, se indica detalladamente cómo crear un plan de comunicación Haz clic aquí si quieres algo más resumido sobre cómo crear un plan de comunicación Y si prefieres un profundo artículo universitario especializado sobre cómo crear un plan de comunicación, pincha en este enlace

También es interesante este curso sobre cómo crear un plan de comunicación externa:

1. Los expertos aseguran que gran parte del desarrollo y supervivencia de una empresa viene determinada por la imagen que proyecta hacia el exterior y el interior. Para gestionar y lograr una valoración positiva de nuestro negocio es recomendable la puesta en marcha de un plan de comunicación. Introducción al plan de comunicación
   
2. Las empresas que apuestan por la elaboración de un plan de comunicación esperan concretar al máximo todos los aspectos relacionados con la comunicación de la compañía durante un determinado plazo de tiempo. Pero desde un punto de vista menos general, la principal finalidad del plan es motivar a la plantilla y proyectar una imagen positiva exterior de la pyme, lo que incide directamente en el buen funcionamiento del negocio. Objetivos del plan de comunicación
   
3. La elaboración, gestión, aplicación y cumplimiento del plan de comunicación es esencial para obtener los resultados esperados. Realmente, no existe una estructura universal, sin embargo, sí hay ciertos apartados que no deben quedar al margen. Etapas del plan de comunicación.

Si quieres ejemplos prácticos de planes de comunicación reales y concretos:

• Plan de comunicación de proyectos de instituciones públicas, autonómicas y locales
• Plan de comunicación para una asociación
• Plan de comunicación para deportes
• Plan de comunicación para una institución educativa, universitaria, de enseñanza
• Plan de comunicación de un gran evento
• Plan de comunicación online, Internet

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• ¿Estamos preparados para hacer frente a una crisis?
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Diseñar un Plan de Crisis que establezca las pautas de comportamiento corporativo ante una emergencia.

• Dossier Informativo: Comunicado, Informe Técnico, Historia y Actividades de la Empresa, Cifras de Negocio.
• Informe Técnico: Situación, Origen, Identificación y Localización del Problema, Actuación y Eliminación.

9. Adaptar los mensajes a la evolución de la crisis. Elaborar nuevos materiales acordes con las circunstancias.
10. Tratar que la confianza en la entidad no se pierda. Las cinco claves son:

• Admitir los hechos
• Comunicar la situación real
• Identificar las causas
• Localizar el alcance del problema
• Informar sobre la solución del hecho y de los planes para evitar nuevas crisis en el futuro.

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• Decálogo de la comunicación de crisis
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• Los 100 errores de la comunicación de las organizaciones
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Vía: Instituto Novartis de comunicación en biomedicina

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Decálogo del mentiroso

1. No te asustes: Nunca es bueno empezar una mentira asustado, tómate tu tiempo para tranquilizarte. Es necesario tener la cabeza fría para pensar con claridad.
2. No improvises: Antes de mentir, tómate tu tiempo y analiza cada detalle, tienes que saber la respuesta antes de que te pregunten. Si no tienes cuidado puede que tengas que inventar cosas que no puedas cubrir formando una “bola de nieve”.
3. Créete tu mentira: Si se trata de una mentira que vas a tener que usar y convivir con ella es bastante útil que te la empieces a creer y a olvidar los detalles verdaderos.
4. Confúndela entre verdades: Una mentira dicha entre dos verdades no llama la atención. Incluye detalles que sean ciertos en tu historia, y si alguien duda insiste en que se pueden comprobar.
5. Infórmate: Es necesario saber lo que los demás saben. Intenta recopilar información de manera indirecta.
6. Da detalles: Los detalles son importantes. Usa cosas que no sean comprobables, incluso cosas que puedan resultar humillantes para ti.
7. No esperes a que te pregunten: Intenta sacar el tema tú, antes de que los demás lo hagan. Resultarás mucho menos sospechoso.
8. Sé natural: Habla como si de cualquier cosa se tratase, y cuando acabes, continúa con una conversación normal. Quítale hierro al asunto.
9. Nunca mientas en grupo: Este es un consejo muy importante. Tú puedes (con un poco de esfuerzo) controlar lo que dices y a quién se lo dices, pero con más gente es imposible. El típico “te voy a contar algo pero es secreto y no se lo puedes decir a nadie” es tu peor enemigo.
10. Nunca admitas que es mentira: No lo hagas, si es preciso haz creer que has sido engañado, o ten una muy buena coartada por si te pillan.

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Vía: Acotados

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En un recorrido ameno y práctico por las áreas más importantes de la comunicación corporativa, Los cien errores… va desgranando las mejores prácticas en la disciplina, con un ejemplo o un caso casi en cada párrafo.

El libro aborda los errores más frecuentes -y las prácticas adecuadas para evitarlos- en varios apartados:

1. Sobre las relaciones con los medios (cómo hacer las mejores notas de prensa, ocupar espacio en los informativos de televisión o no decir nada inadecuado en una rueda de prensa, por ejemplo)
2. En comunicación de crisis (qué decir y qué hacer en los primeros minutos, cómo preparar los procedimientos…)
3. En relaciones con los inversores
4. En las acciones de lobbying (qué esperan en este caso los políticos, cómo aplicar eficaces campañas de grassroots o de base…)
5. Al organizar eventos y en el protocolo (los detalles que hay que controlar, la forma de lograr la máxima eficacia…)
6. Para la comunicación interna
7. En la investigación y la evaluación de la comunicación
8. En la oratoria y la telegenia (trucos y consejos para lograr el corte perfecto, o un recordatorio de las míticas tácticas de la retórica…).

El libro se cierra con un apartado sobre los errores peores, que son los llamados “errores estratégicos“, que no estaba en la primera edición y que apunta porqué no hay más remedio que asumir la Responsabilidad Social Corporativa, la importancia de la estrategia frente a las tácticas, y otras tendencias de la comunicación contemporánea.

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• Los siete poderes (Alex Rovira)
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1. No especular. Las primeras horas de una crisis se caracterizan por la escasez de información y la poca fiabilidad de los datos. Debe informarse sobre lo que se sabe y sobre lo que se está haciendo para responder a la situación, pero no aventurar hipótesis que no se sostengan con datos. Pero no especular no impide que otros lo hagan. Ante rumores o informaciones erróneas hay que responder rápida y ponderadamente.
2. No aplicar una “cerrojazo informativo”. Aunque en principio parezca contradictorio con el consejo anterior, las fuentes “oficiales” en una crisis –la empresa o entidad que la sufre o que tiene la responsabilidad de su gestión—deben ser asequibles permanentemente para los medios de comunicación. Es mejor decir “no hay información nueva” que “no hay información”. Si las fuentes inmediatas no dan información, los medios la buscarán con otros interlocutores.
3. No mentir. Nunca. Jamás. Si, inadvertida o accidentalmente, se ha dado una información errónea, tomar rápidamente las medidas para corregirla. Una vez rota la credibilidad con los medios y la sociedad es imposible recuperarla.
4. Dar la cara y atender al plano emocional que desencadenan los hechos entre los afectados. Mostrar preocupación, interés y empatía no significa asumir responsabilidades ni aumenta el riesgo de posteriores demandas judiciales. Los afectados –y los medios y sus audiencias—quieren ver a personas “con cara y ojos”. Cuando no es así, la sensación que se transmite es nefasta.
5. No intentar impedir el acceso de los medios de comunicación al lugar de los hechos y restringir este acceso solo en aras de la seguridad de los periodistas y la facilidad de maniobra de los equipos de emergencia.
6. Establecer, cuando la situación lo requiera, canales de comunicación directa con afectados, empleados, familiares y otros grupos a través de líneas telefónicas 900 atendidas por personal cualificado, sitios web, puntos de información sobre el terreno, etc.
7. Compartir regularmente la información de que se dispone con otras entidades relacionadas con la crisis (autoridades, servicios de emergencia, etc.) que también puedan ser fuente para los periodistas para limitar el riesgo de contradicciones informativas.
8. Mantener informados, cuando es el caso, a empleados, proveedores, clientes…
9. No eludir responsabilidades ni señalar culpables, lo cual NO significa asumir responsabilidades que incumben claramente a otros.
10. No limitar el esfuerzo de comunicación a la fase “activa” de una crisis. Pasada ésta, suele quedar un gran camino por recorrer para recuperar la confianza de clientes, consumidores, vecinos, etc.

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Lo terrible es que el 95% de las empresas sufren a lo largo de su existencia, como mínimo, una crisis grave o una contingencia con efectos devastadores en la imagen pública, en la credibilidad y, sobre todo, en la cuenta de resultados. Y lo peor es que sólo el 10% de las que padecen algún problema grave aprovechan esta circunstancia para corregir errores, sacar conclusiones positivas y, además, salir fortalecidas. La clave está en la prevención.

Ante una crisis

¿Qué hacer?

• Seguir las instrucciones del comité de crisis
• Actitud serena y responsable
• Los portavoces, únicos protagonistas.
• Mensajes breves, claros y concisos.
• Responder de forma rápida, pero no precipitada.
• Recabar la opinión de técnicos y especialistas.
• Confidencialidad.
• Cuidar y proteger al personal interno.
• Seguir la evolución de los hechos.
• No responder a rumores.

¿Qué no hacer?

• Mentir o especular. NUNCA.
• Culpar a las víctimas.
• Desviar la atención.
• Asumir responsabilidades sin contrastar antes la realidad.
• Querer afrontar la crisis en solitario.
• Autorizar el acceso, sin control, a medios de comunicación.
• Mostrar debilidad o inseguridad delante de los periodistas.
• Filtrar rumores o intoxicar utilizando medios afines.
• La callada por respuesta. El silencio no es rentable.

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